Sygnaliści

ZEWNĘTRZNE ZGŁOSZENIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI
W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024r. poz. 928 ze zm.) od 25 grudnia 2024 r. istnieje możliwość poinformowania nas o wszelkich nieprawidłowościach, które stanowią naruszenia prawa w Urzędzie Gminy Ciepłowody. W tym celu Wójt Gminy Ciepłowody, jako organ publiczny realizujący zapisy ustawy o ochronie sygnalistów, tworzy zewnętrzny kanał przyjmowania zgłoszeń.
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w zakresie:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej;
18) naruszenia zasad kodeksu etyki pracowników Urzędu;
19) naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
20) naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
21) działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych powyżej.

JAK DOKONAĆ ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO

• pocztą tradycyjną – w dwóch kopertach przy czym na wewnętrznej zaklejonej kopercie należy umieścić wyraźny dopisek: „Zgłoszenie naruszenia prawa – poufne - sygnalista" - taka korespondencja dotrze do upoważnionej osoby z pominięciem kancelarii urzędu;
• osobiście do protokołu – na wniosek sygnalisty – podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku sygnalisty.

Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane, będą rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

Podstawa prawna:

1. Zarządzenie Wójta Gminy Ciepłowody nr 67/25 - wprowadzenia procedury przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy Ciepłowody.
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
3. Klauzule informacyjne.

CZYM JEST NARUSZENIE PRAWA?

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w zakresie:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt
18) naruszenia zasad kodeksu etyki pracowników Urzędu;
19) naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
20) naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
21) działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych powyżej.

KIM JEST SYGNALISTA?

Sygnalista to osoba fizyczna, dokonująca zgłoszenia naruszenia prawa, w kontekście związanym z pracą, tj.: 
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant.

JAKIE MOGĄ BYĆ FORMY ZGŁOSZENIA?

Zgłoszenie może mieć charakter:
1) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
2) poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych
i dane podlegają utajnieniu;
3) anonimowy, gdy w żaden sposób nie można zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia.

JAKIE SĄ KANAŁY ZGŁOSZEŃ?

Zgłoszeń można dokonywać w formie:

• pisemnej – przesłane w dwóch kopertach, w których koperta zewnętrzna jest adresowana do Wójt Gminy Ciepłowody, ul. Kolejowa 3, 57-211 Ciepłowody, a na wewnętrznej kopercie dopisek: „Zgłoszenie naruszenia prawa – poufne - sygnalista";
• w trakcie osobistego spotkania z pracownikiem Urzędu Gminy Ciepłowody upoważnionym przez Wójta Gminy Ciepłowody do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa przekazywanych Wójtowi Gminy Ciepłowody, na zasadach określonych w art. 26 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów.
• elektronicznie na adres do e-Doręczeń Urzędu Gminy Ciepłowody AE:PL-62032-39145-ATBAG-17, w tytule wpisać sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne.

OCHRONA SYGNALISTY

Zapewnia się ochronę sygnaliście w szczególności poprzez:
1) działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu,
2) doprowadzenia do ukarania osób, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
3) ograniczenie dostępu do danych osobowych zgłaszającego oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz zawartych w nim informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego oraz ograniczenie zakresu informacji do niezbędnego minimum podczas przesłuchiwania osób w ramach prowadzonego postępowania wyjaśniającego, 
4) zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia po zakończeniu sprawy,
5) ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązań, o których mowa powyżej.

DANE KONTAKTOWE RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

1. Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.
2. Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
3. Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa

Informacja dla sygnalistów o zasadach ochrony danych osobowych (na podstawie art. 48 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów)

1. Ochrona poufności:
Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione.

2. Zgoda na ujawnienie tożsamości:
Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO. Lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

3. Wyjątek dotyczący zgody.
Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

4. Niezbędność i minimalizacja:
Podmiot publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

5. Przechowywanie i usuwanie danych:
Podmiot prawny przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych. Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.

6. Informowanie osób wskazanych w zgłoszeniu:
Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji
o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

7. Ograniczenie w realizacji prawa dostępu do danych osobowych:
Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że e sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

8. Przechowywanie danych osobowych w zakresie zgłoszeń zewnętrznych:
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo administracyjnych.

9. Zasady ochrony danych osobowych:
Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:
1) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
2) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
3) adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
4) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
5) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
6) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

10. Realizacja obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty:
Klauzule informacyjne.

1. Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty (zgłoszenia zewnętrzne) - POBIERZ
2. Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych dla osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu - POBIERZ
3. Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie od sygnalisty -POBIERZ

PLIKI DO POBRANIA:

Sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych za rok kalendarzowy 2025 r. POBIERZ